Funkcjonalność programu jest rozszerzona dzięki współpracy z czytnikiem biurkowym. Aby zrozumieć ideę pracy Portiera prześledźmy przykładową procedurę obsługi gościa przychodzącego do firmy, który chce się dostać do Działu Kadr

1. Operator identyfikuje osobę (np. numerem PESEL) i wybiera ją za pomocą listwy rozwijalnej
2. Jeśli takiej osoby jeszcze nigdy nie obsługiwano, to dopisuje ją do systemu
3. Ze spisu pracowników wybiera osobę, do której gość się udaje
4. Wpisuje numer rejestracyjny auta, jeśli obsługiwana osoba będzie nim wjeżdżała
5. Program podpowiada operatorowi, zdefiniowane przez administratora, szablony uprawnień dostępne dla gości. Szablony te są opisane prostymi mnemotechnicznymi nazwami (np. Dział Kadr) i operator nie musi nawet wiedzieć, jaka ścieżka dostępu się za nimi kryje.  ‘Ścieżka dostępu' to zestaw uprawnień potrzebny do realizacji konkretnej funkcji (np. w tym przypadku karta będzie uprawniona  tylko do tych przejść, które trzeba pokonać aby się dostać do działu kadr - i żadnych innych).  Ścieżka dostępu  jest także ograniczona w czasie – np. karta gościa zazwyczaj jest uprawniana tylko na dzień bieżący (jeśli nie zostanie zwrócona, to i  tak o północy utraci wszystkie uprawnienia)
6. Operator wybiera konkretny szablon uprawnień (w tym przypadku będzie to szablon o  nazwie „Kadry”) i ewentualnie ustala dla niego inny termin ważności niż zdefiniowany przez administratora
7. W okienku „Adnotacje” wpisuje dodatkowe uwagi
8. Wyjmuje z szuflady jedną z kart przeznaczonych dla gości i przykłada ją do czytnika
9. W tym momencie program przypisuje ją gościowi i rozsyła do właściwych czytników uprawnienia zgodne z wybranym szablonem
10. Jeśli wszystkie czytniki potwierdzą wpisanie uprawnienia, karta jest gotowa do pracy i można ją wydać gościowi    
     

Nasz gość może teraz udać się do kadr, otwierając kartą właściwe przejścia. Jego pole „Adnotacja”, jest dostępne na wszystkich stanowiskach programu – np. jeśli przemieszcza się z działu do działu, to w każdym z nich pracownicy mogą odczytać co już w nim napisano i ewentualnie dopisać swoje własne uwagi. Jest to swego rodzaju historia pobytu na terenie zakładu.

Po zakończeniu wizyty gość wraca na portiernię i oddaje kartę. Operator wybiera funkcję „Zwrot” i przykłada kartę do czytnika: system w tym momencie usunie jej uprawnienia z wszystkich czytników i zdejmie przypisanie do osoby – karta ląduje w szufladzie i można ją ponownie wydawać.Ponadto program jest wyposażony w rozbudowany zestaw raportów i funkcji dodatkowych: 

• Historia osoby lub karty (zarówno wydania jak i przejścia)
• Historia pracy wybranego stanowiska programu Portier
• Wykazy osób, kart i firm
• Wykaz osób obecnych na terenie zakładu
• Raporty przepustowości bram
• Szukanie właściciela samochodu o znanym numerze rejestracyjnym

Wszystkie powyższe raporty mogą być przefiltrowane według okresu, firm, wydziałów, komórek organizacyjnych, rodzajów kart itp.